کارپرداز
مأموری است که از بین مستخدمین رسمی واجد صلاحیت که توسط دستگاه ذی ربط به این سمت منصوب میشود و نسبت به خرید و تدارك کالاها و خدمات مورد نیاز طبق دستور مقامات مجاز با رعایت مقررات اقدام مینماید.
کارپرداز یا مأمور خرید بنا به وظیفه قانونی خود میبایست با توجه به کم و کیف موضوع معامله (کالا یا خدمت) درخصوص بهای آن تحقیق نموده و با رعایت صرفه و صلاح و اخذ استعلام به تعداد کافی با رعایت موارد و حدود اختیارات قانونی خود، معامله را با تامین کیفیت به مناسبترین بهای ممکن انجام دهد.
اقدامات قابل انجام توسط کارپرداز
- انتخاب کالا (ایران کد متناظر با مشخصات کالای درخواستی دستگاه خریدار در درخواست خریدهای تجمیع شده) از بین ایران کدهای ثبت شده درسامانه
- ایجاد و ثبت درخواست خرید در سامانه (باتوجه به تامین اعتبار انجام شده از سوی مراجع ذیصلاح)
- امکان مشاهده لیست تامینکنندگان فعال سامانه برای هر کالای موردنیاز شامل: قیمت ثبت شده در سامانه به ازای هرکالا و پروفایل تامینکنندگان
- انتخاب اولیه تامینکنندگان مناسب برای کالا/کالاهای ثبت شده در درخواست خرید و ایجاد استعلام
- اعلان عمومی کالاهای مورد نیاز در صفحات اول سایت سامانه (قابل دسترس برای همه مراجعین به سامانه)
- ارسال استعلام جهت تایید مقام تشخیص (درحوزه معاملات متوسط)
- ارسال استعلام به تامینکنندگان (درحوزه معاملات جزئی)
- دریافت، بررسی و تایید پاسخ استعلام ها از سوی تامینکنندگان (درحوزه معاملات جزئی)
- تشکیل جدول مقایسهای بین تامینکنندگان دارای پاسخ استعلام تاییدشده
- ارسال جدول مقایسهای جهت تایید مقام تشخیص (درحوزه معاملات متوسط)
- تعیین/ انتخاب برنده واعلام به وی (درحوزه معاملات جزئی)
- اخذ تایید (اعلام آمادگی) تامینکننده برنده
- ایجاد پیشنویس سفارش
- ارسال پیشنویس سفارش جهت تایید مقام تشخیص (درحوزه معاملات متوسط)
- نهایی سازی سفارش وارسال آن به تامینکننده (درحوزه معاملات جزئی)
- مشاهده و پیگیری سوابق ارسال و تحویل کالاهای سفارش
- پرداخت هزینههای خرید انجام شده از محل تنخواه به صورت پرداخت الکترونیکی یا توسط چك بانکی
- مشاهده و پیگیری سوابق پرداختهای مربوط به سفارش
مقام تشخیص
در هر دستگاه اجرایی مقام تشخیص بالاترین مقام مرتبط آن دستگاه میباشد که مجاز است تائید خریدهای دولتی را در واحد تدارکات انجام دهد.
اقدامات قابل انجام توسط مقام تشخیص
- بررسی/ اصلاح “استعلام”های ایجادشده توسط کارپرداز و ارسال به تامینکنندگان منتخب (درحوزه معاملات متوسط)
- دریافت، بررسی و تایید “پاسخ استعلام”های ارسالی از سوی تامینکنندگان (درحوزه معاملات متوسط)
- بررسی و تایید “جدول مقایسهای” تشکیل شده توسط کارپرداز در خصوص تامینکنندگان دارای پاسخ استعلام تاییدشده (درحوزه معاملات متوسط)
- تعیین/انتخاب برنده واعلام به وی (درحوزه معاملات متوسط)
- اخذتایید (اعلام آمادگی) تامینکننده برنده (درحوزه معاملات متوسط)
- بررسی/اصلاح پیشنویس “سفارش” ایجاد شده توسط کارپرداز و ارسال به منظور اخذ نظرات وتایید تامین کننده برنده (درحوزه معاملات متوسط)
- نهایی سازی سفارش و ارسال آن به تامینکننده (درحوزه معاملات متوسط)
- “تایید دوم پرداخت” درمورد هر ردیف پرداختی که تایید اول آن توسط کاربر خانواده ذیحساب انجام شده باشد.
- مشاهده و پیگیری “ارسال و تحویل” کالاهای سفارش
- مشاهده و پیگیری “پرداخت”های مربوط به سفارش
انباردار
شخصی که متصدی اطلاعات دریافت محمولههای سفارش در دستگاه اجرایی خریدار میباشد. این شخص پس از دریافت محموله؛ اطلاعات مربوط به جزئیات دریافت را در “فرم ارسال و تحویل سفارش” در سامانه ثبت مینماید.
اقدامات قابل انجام توسط انباردار
- مشاهده اطلاعات کالای ارسال شده توسط تامینکنندگان مربوط به سفارش فی مابین (حتی قبل از دریافت کالا میتواند این اطلاعات را ببیند).
- درج اطلاعات مربوط به کالای دریافت شده در انبار (تعداد دریافتی، تعداد برگشتی، زمان دریافت و …)
- پیوست (الحاق) نمودن رسید و حواله (اسناد قانونی مربوط به دریافت کالا در انبار)
- مشاهده سوابق ارسال و تحویل مربوط به سفارش خاص
- تائید فرم دریافت از طریق امضای الکترونیکی
- مشاهده برنامه زمانبندی تحویل کالاهای سفارش قبل از ارسال کالا
ذیحساب / عامل ذیحساب
ماموری است که به موجب حکم وزارت امور اقتصادی و دارائی از بین مستخدمین رسمی و واجد صلاحیت به منظور اعمال نظارت و تامین هماهنگی لازم در اجرای مقررات مالی و محاسباتی در وزارتخانهها و موسسات و شرکتهای دولتی و دستگاههای اجرائی محلی و موسسات و نهادهای عمومی غیردولتی به این سمت منصوب میشود.
اقدامات قابل انجام توسط ذیحساب / عامل ذیحساب
- “مشاهده/چاپ سوابق و مستندات مرتبط با سفارشات خریدی که کالاهای آن تحویل شده باشد. یك ردیف پرداخت برای آنها جهت تایید در کارتابل کاربر ایجاد میشود و بسته به اینکه موعد پرداخت آن سر رسید شده باشد یا سر رسید نشده باشد در دو وضعیت مجزا نمایش داده میشود.”
- امکان انتخاب شماره حساب متناظر با خرید در تایید اول پرداخت
- امکان تایید (اول) هر ردیف پرداخت ایجاد شده
- امکان انتخاب نحوه پرداخت و پرداخت هزینه خرید به صورت الکترونیکی (اینترنتی) و توسط چك از حساب دستگاه خریدار به حساب تامینکننده پس از تایید (دوم) توسط مقام تشخیص.
تامینکننده
عبارت از شخص حقیقی یا حقوقی است که بنا به اهلیت تجاری، صنفی یا حرفه ای (مجوزهای قانونی) فعالیت میکند و پس از طی نمودن مراحل ثبتنام و تایید عضویت درسامانه، کالا، خدمت یا اموال غیرمنقول خود را در این سامانه جهت فروش به خریداران ارائه می نماید.
اقدامات قابل انجام توسط تامینکننده
- مشاهده / اصلاح اطلاعات ثبت شده در پروفایل تامینکننده
- ثبت اطلاعات کالاها (ایران کدهایی) که تامینکننده قادر به تامین آنها میباشد و قیمتگذاری کالاها با تاریخ اعتبار قیمت
- دریافت استعلامهای ایجاد شده از سوی دستگاه اجرایی خریدار
- ارائه پاسخ استعلام به دستگاه اجرایی خریدار (در صورت تمایل و توان تامین کالای درخواستی)
- پذیرش و اعلام آمادگی در موارد برنده بودن خرید
- اعلام نظر در خصوص سفارشات ایجاد شده و انعقاد سفارش به صورت الکترونیکی
- پیگیری سفارشات و ثبت اطلاعات محمولههای ارسالی به دستگاه اجرایی خریدار
- مشاهده اطلاعات دریافت و تایید محمولهها در انبار دستگاه اجرایی خریدار
- واریز مبالغ به صورت الکترونیکی از حساب دستگاه اجرایی خریدار به حساب تامینکننده و مشاهده اطلاعات واریزهای انجام شده به ازای خریدهای انجام شده